Artur Jouk 25 années d’expérience consacrées a l’optimisation des coûts d’impression

Mais qu’est-ce que l’optimisation des coûts dans l’impression ?

L’optimisation ne doit pas être confondue avec la réduction de coûts qui est malheureusement la méthode la plus utilisée dans le monde de l’impression, dans les grandes entreprises et administrations et qui donne lieu à des gaspillages, pertes de productivité et insatisfactions des utilisateurs. Pourquoi cette méthode est-elle encore trop souvent utilisée ? Parce qu’elle est sans risque pour le gestionnaire, on ne lui reprochera jamais de réduire ses coûts. Elle génère une charge de travail ponctuelle, en général tous les 3 ou 5 ans, et reste très binaire…. Le moins cher ! le seul critère ! Optimiser ses coûts c’est maintenir ses coûts au plus bas tout en facilitant la productivité et la satisfaction des utilisateurs. C’est une méthodologie proposée par Artur Jouk dans le cadre de son contrat Winpage, qui prend un peu plus de temps au gestionnaire de parc impression sous forme de réunion semestrielle et de travail de mise en place, mais lui apporte sur la durée une garantie d’avoir le matériel adéquat au meilleur prix avec un niveau de service supérieur.

Comment mettre en place cette démarche ?

Pour mettre en place cette démarche, il faut d’abord évaluer la situation et donc recueillir des informations sur lesquelles on va porter un jugement pour prendre des décisions concernant la poursuite ou l’adaptation du projet impression. Mais on ne peut pas tout recueillir, tout observer. Aussi le choix de critères et d’indicateurs permet donc de centrer son attention sur certains éléments qui nous semblent importants. Pour les élaborer, il est indispensable d’avoir défini au départ les objectifs recherchés.

Quels sont ces objectifs ?

• Réduction des coûts,
• Diminution des impressions couleurs,
• Augmentation de l’archivage,
• Augmenter les impressions recto verso,
• Diminuer le nombre de déplacements entre le bureau et les systèmes d’impression ou d’archivage,
• Ne pas entendre parler du dossier impression en dehors des moments prévus que l’on doit lui consacrer…

Une fois les objectifs définis, Artur Jouk sera à même de définir avec le client les différents critères qui lui permettront d’apprécier le degré d’atteinte des résultats, des objectifs. Ils précisent ce que l’on attend, sur quel aspect va porter notre jugement. Critères quantitatifs :

• Coût de l’investissement ou de la location
  • Amortissement de l’investissement (source direction financière)
  • Loyer financier (source comptabilité)

• Charges opérationnelles
  • Contrat de maintenance forfaitaire (source comptabilité)
  • Facturation à la page (source comptabilité)
  • Achats de consommables (source comptabilité)

• Le service
  • Temps moyen entre 2 pannes (prestataire bureautique ou informatique, helpdesk)

• La gestion des consommables
  • Stock consommables en fonction du nombre de matériels et de l’espace de stockage

• L’implantation des matériels
  • Distance entre les utilisateurs et le point d’impression (Information généralement indisponible et à établir)

• Les impressions
  • Nombre d’impressions N&B couleur, par matériel, par utilisateurs.
  • Nombre de recto verso
  • Nombre de job d’impression envoyés par utilisateurs

Critères qualitatifs

• Les utilisateurs
  • Satisfaction des utilisateurs (Enquête de satisfaction)

• Le matériel
  • Utilisation des différentes fonctionnalités du matériel (Questionnaire auprès des utilisateurs)

• Processus
  • Méthode de réapprovisionnement du stock de consommables

Artur Jouk privilégie un investissement en terme de temps au démarrage afin de définir les objectifs, les critères et les processus et ainsi rendre le dossier impression ‘’facile’’ et ainsi optimiser ses coûts d’impression.