Fournir un moyen d’impression à vos invités et vos prestataires n’est pas chose aisée lorsqu’il s’agit de garantir la sécurité de votre système d’information, en interdisant la connexion des postes personnels ou extérieurs au réseau de votre entreprise.
Artur Jouk recommande
PaperCut qui offre cette possibilité avec sa fonction d’
Email-Print.
En envoyant une pièce jointe par e-mail sur une adresse surveillée par
PaperCut, l’application va se charger de l’imprimer immédiatement.
Mais comment configurer la solution lorsque l’on souhaite que les impressions soient retenues et libérables après authentification, plutôt que ces documents soient imprimés immédiatement ?
Les avantages de l’authentification
L’authentification apporte plus de
sécurité et de
traçabilité concernant les
travaux d’impressions, de copies et de numérisations. La mise en place de l’authentification sur un périphérique multifonction va restreindre l’accès à celui-ci. L’utilisation d’un moyen d’authentification sera alors nécessaire pour pouvoir avoir accès à toutes ses fonctionnalités, impression comprise.
Chaque travail effectué est attaché à un compte, compte contenant les informations de base servant à identifier l’utilisateur. Chaque travail ayant un coût, la
refacturation est même envisageable !
Une authentification par code peut être une solution, la génération et l’envoi automatique de celui-ci peut être paramétré.
Cette authentification par code est facilement configurable dans
PaperCut lorsque celle-ci est dédiée aux employés mais lorsqu’il s’agit d’utilisateurs non référencés dans l’annuaire d’entreprise, les manipulations comme la création du compte, l’ajout de l’adresse email, l’affectation et l’envoi du code deviennent des opérations manuelles et contraignantes pour l’administrateur et représentent un délai d’attente pour l’utilisateur.
Cependant, une solution existe pour automatiser cette étape d’administration,
l’invité pouvant alors avoir accès immédiatement à l’équipement et imprimer son document.
L’impression par l’envoi d’un e-mail
L’impression par l’envoi d’une pièce jointe par e-mail va
permettre aux employés comme aux invités d’imprimer leurs documents en se connectant à un équipement multifonction par code, par badge ou par login et mot de passe.
La boite de réception de l’adresse e-mail de destination utilisée, sera surveillée par
PaperCut et affectée à une file d’impression. Cette file d’impression peut être une file :
- Liée à une imprimante,
- Liée à un MFP,
- Virtuelle et retenue.
Ce qui veut dire que
l’impression sera mise en attente et que
l’utilisateur devra libérer celle-ci afin de récupérer son document. Il est aussi possible de créer plusieurs boites e-mails qui seront toutes affectées à une file d’impression différente.
Par défaut l’impression des pièces-jointes PDF et format image ne nécessite pas de configuration complémentaire. Néanmoins, si vous souhaitez que les utilisateurs puissent aussi imprimer des documents Microsoft Office et OpenOffice, la création et configuration d’une Sandbox PaperCut sera nécessaire. Cette Sandbox sera chargée de l’interprétation et de l’impression de la pièce jointe.
La pièce jointe ayant été reçue et traitée par
PaperCut, celle-ci est en attente de libération. L’utilisateur doit alors se connecter à l’équipement multifonction pour récupérer son impression. Pas de problème pour l’employé qui dispose déjà de son code d’accès ou de son badge, mais l’invité n’est à la base, pas connu du système d’information de l’entreprise et ne dispose donc pas de compte.
Pas envie de cliquer ? Scriptez !
C’est comme cela que l’on pourrait définir l’utilisation des web services et de l’API de
PaperCut. Grace à eux, nous allons pouvoir
automatiser ce processus de création !
Sur chaque file d’impression,
PaperCut nous propose de mettre en place un script pour faire à peu près ce que l’on souhaite. Pour la création du compte de l’invité, nous allons donc utiliser cette fonctionnalité.
Artur Jouk se charge en parti de développer un script permettant de générer un compte « invité », lié à une adresse email, avec génération et envoi automatique d’un code à l’utilisateur.
Le processus est le suivant :
1. L’invité envoie sa pièce-jointe par e-mail sur une adresse surveillée par
PaperCut,
2. PaperCut recherche cette adresse dans sa base utilisateur,
3. Si l’adresse est connue, l’impression est affectée au compte disposant de cette adresse e-mail,
4. Si l’adresse e-mail est inconnue, le script va alors créer un utilisateur temporaire contenant l’adresse e-mail de l’invité. Un code va être ensuite généré et envoyé par email à l’utilisateur. La pièce-jointe sera affectée au compte créé automatiquement.
Lorsque l’invité reçoit son code par e-mail,
il peut se connecter sur n’importe quel périphérique disposant de ce mode d’authentification afin de récupérer son document. Ce code servant aussi au déverrouillage de l’équipement, il pourra utiliser la fonction de copie, de numérisation par e-mail, d’impression et de numérisation par clé USB, etc.
L’utilisation faite par l’invité sera tracée dans PaperCut. Un rapport pourra être émis afin de
surveiller l’utilisation ou de
refacturer le coût des travaux effectués.
S’adapter aux besoins du client
Évidemment,
ce script peut être adapté suivant les besoins du client. Imaginons que l’utilisation de l’authentification par code n’est pas autorisée, nous pouvons envisager d’envoyer un login et un mot de passe à l’utilisateur au lieu d’un code. Si un badge visiteur est fourni à l’accueil, pourquoi ne pas laisser la possibilité à l’invité, d’associer son badge à son compte afin de se connecter aux équipements avec ce badge ?
Vous l’aurez compris, les web services
PaperCut nous offre une grande flexibilité en termes d’automatisation.
Et même si une fonctionnalité n’est pas prévue de base en automatique dans
PaperCut, il est souvent possible de trouver une solution !
Artur Jouk peut vous accompagner pour étudier sa faisabilité technique. Nous pourrons créer un script correspondant à vos besoins, en faire la démonstration et vous aider dans sa mise en place !
