Découvrez les 7 bonnes pratiques fondamentales par Artur Jouk :
1. Favoriser une bonne répartition géographique des périphériques d’impression.
Nous préconisons une organisation départementale surtout si les bureaux sont en open space tout en tenant compte de contraintes spécifiques comme l’impression couleur.
Il faudra aussi identifier les utilisateurs ayant à se lever plus de 5 fois par jours ou ayant des gros volumes d’impression (plus de 1000 pages par mois) et leur mettre à disposition ou en proximité (moins de 10 mètres) un périphérique d’impression.
Augmenter le nombre d’imprimantes lorsque l’attente est trop longue au photocopieur (MFP).
2. Référencer un seul fournisseur pour les impressions
Imprimer, copier et scanner sont des services devant être fournis par le même prestataire avec un contrat de maintenance unique. Ce prestataire sera multimarque afin de pouvoir choisir les meilleurs produits suivant les fonctionnalités demandées et les besoins. Le contrat de financement sera aussi unique afin d’avoir une visibilité sur les renouvellements de parcs et éventuellement de prestataires.
3. Homogénéiser le parc
Se limiter à 2 modèles de MFP A3, 1 modèle de MFP A4 et 2 modèles d’imprimantes si possibles afin de minimiser les références de consommables à gérer.
4. Intégrer la GED (Gestion Electronique de Documents) dans le choix de vos MFP (Multi Fonction Product)
Le nombre de pages scannées augmente grâce à la mise en place de solutions de Gestion électronique de document de plus en plus évoluées et adaptées à tout type d’archivage.
Il se peut qu’un service ait peu de besoins en termes d’impression mais doit archiver des quantités importantes de documents. Il faudra que le chargeur du MFP soit adapté à ce volume.
Un utilisateur de votre organisation aura besoin d’un petit MFP A4 à disposition si il doit scanner des documents tout au long de la journée. Les règles énoncées au 1. en terme d’impression s’appliquent maintenant à l’archivage et sont une des clefs de la réussite en terme de Gestion électronique de document.
5. Mettre en place un logiciel de gestion de Parc (fleet management)
Mettre en œuvre et exploiter un outil d’administration de parc afin d’améliorer les processus de réponses aux appels support, être pro actif sur les problématiques de pannes, de bourrages et de réapprovisionnement en consommables. Ce service pourra vous être fourni par votre prestataire impression.
Logiciels de fleet management : Infopage, FM audit, Print fleet, Print audit, kdfm
6. Reprographie
Négocier un accord avec un reprographe externe équipé d’une solution de transmission électronique des documents à produire (portail de transmission des BAT) et faire la promotion de cette offre. Tous les utilisateurs devront passer par ce reprographe et les factures seront gérées par un service unique (Par exemple les services généraux) Ceci doit permettre de disposer d’une visibilité parfaite sur les besoins en sous-traitance et ainsi permettre de justifier ou non de la mise en place d’un centre de reprographie en interne dans les prochains mois.
7. Définir une politique d’impression et mettre en place des règles.
Un logiciel permettant la gestion des impressions (MPS : Management Print Services) va vous aider à mettre en place une véritable stratégie d’impression, motiver les différents services de l’organisation à travers des perspectives de réduction des coûts et la protection de l’environnement.
Exemples de règles :
- Documents monochromes de moins de 25 pages sur les imprimantes de proximité, départementales, ou multifonctions.
- Documents monochromes de moins de 100 pages sur les imprimantes départementales ou sur les multifonctions.
- Documents monochromes de plus de 100 pages sur les multifonctions.
- Documents couleurs de moins de 500 pages doivent être réalisés en interne, les documents couleurs de plus de 500 pages en externe.
- A noter que des solutions permettent d’appliquer plus ou moins strictement certaines règles comme orienter automatiquement un travail d’impression sur le périphérique le mieux adapté. Plus simplement, certains constructeurs ou prestataires sont susceptibles de vous paramétrer les drivers des périphériques afin de par exemple mettre par défaut le l’économiseur d’encre (qui peut vous faire économiser entre 10 et 30% de toner) ou le duplex (recto verso).
- Former les utilisateurs sur les fonctionnalités évoluées des nouveaux périphériques (sans oublier que l’impression est beaucoup plus utilisée que la copie) et donner accès à des moyens d’autoformation (documentations sur le réseau, affichettes, intranet, e-learning,…). En effet, le périphérique est un outil de travail incontournable au même titre qu’un logiciel office, dans un intérêt de productivité il est donc nécessaire que l’utilisateur sache l’exploiter au maximum de ses possibilités.
La réussite de ce projet tient sur la promotion interne de cette nouvelle organisation grâce à une communication interne (comité de pilotage…) qui met en avant les bienfaits des services rendus aux utilisateurs, mais aussi des économies financières et écologiques (gâchis, nombre de pages, coûts des pages, du papier,…)
Logiciels MPS : Papercut, Pcounter, Equitrac & Watchdoc.
