Comment gérer simplement tous ces différents flux documentaires ?
Quels en sont les avantages pour l’entreprise et ses utilisateurs ?
Des besoins en numérisation nombreux et différents
Dans une société, il y a différents services, avec différents outils et différents besoins. Leur point commun est qu’ils doivent tous numériser des documents papier. Cependant, ces documents sont différents (volumes, formats, contraintes de lisibilité, etc.) et doivent être intégrés par les collaborateurs dans des Services d’Informations distincts, ayant leur logique propre :- Le Service Comptable a son outil de comptabilité pour gérer des factures, commandes, avoirs…,
- Le Service Logistique utilise son propre outil pour gérer des bons de livraison, retour SAV…,
- Le Service Technique gère des fiches de caractéristiques techniques, des schémas…,
- Etc…
- Un outil de GED va nécessiter l’import des informations concernant le document (index) dans une base de données,
- Un autre nécessite de déposer le document dans un répertoire particulier pour un import automatique,
- Etc…
Grace aux logiciels de capture et de traitement de document, la gestion est effectuée d’un point central.
Quelles sont les avantages d’un logiciel de capture de document pour traiter ces process de numérisation ?
1- Permettre à l’utilisateur d’accéder aux fonctionnalités de numérisation qui l’intéressent.
Les logiciels de numérisation sont installés sur un serveur central qui va regrouper tous les processus de traitement et les équipements associés. Le fonctionnement de ce logiciel est simple : chaque processus correspondant à un besoin de numérisation est créé au niveau du serveur. Et chaque processus est associé à un service ou à un département de l’organisation grâce à la synchronisation avec son annuaire. Ainsi, les différents profils de numérisation s’affichent ou pas en fonction de la personne qui utilise l’équipement.2- Centraliser la configuration des matériels de numérisation.
Enfin, les équipements de capture sont gérés par la solution et chaque profil de numérisation est configuré à distance sur ces équipements. Plus besoin de configurer chaque profil sur chaque machine, les profils sont créés en amont et en une seule fois sur le serveur, puis, transférés vers les équipements à distance.3- Simplifier l’expérience utilisateur.
De plus, le logiciel peut récupérer les dossiers personnels (homeDirectory) des utilisateurs, ainsi que leur adresse mail. Grâce à ces informations enregistrées, le logiciel peut proposer à l’utilisateur de numériser un document directement vers son dossier personnel ou bien son adresse email, automatiquement sans recherche dans une liste.4- Adosser son système de numérisation vers son système d’information ou son fond documentaire interne.
De même, les logiciels de capture intègrent plusieurs connecteurs, des plus simples comme un dossier réseau ou un mail, mais également des connecteurs spécifiques :- Vers SharePoint,
- Base de données (SQL, Oracle, etc.),
- Cloud (Office365, One Drive, Google Drive, DropBox, etc.),
- Applications métiers (avocat, notaire, juriste, comptable, etc.).
En un mot, le logiciel de capture et de traitement du document permet au gestionnaire de ne plus perdre de temps dans des configurations longues et fastidieuses et à l’utilisateur de bénéficier d’interfaces personnalisées en fonction de ses besoins.
Au fil des années, ces logiciels de numérisation et de traitement du document sont devenus des outils indispensables pour la transformation et la gestion des documents dans l’entreprise. En raison de la puissance de ces outils, le déploiement de ces logiciels nécessite en amont une bonne connaissance des flux documentaires et des traitements au sein de l’établissement.