Comment simplifier la numérisation documentaire sur un parc multi-équipements ?

Dans un monde en transformation numérique, les entreprises investissent de plus en plus dans des systèmes de gestion électronique du document (GED). Grace à ces systèmes, les documents sur lesquels les utilisateurs travaillent sont désormais au format informatique, le bien connu fichier PDF. Cependant les entreprises reçoivent encore beaucoup de documents sous format papier ce qui oblige donc les collaborateurs à numériser ces documents papier pour les transférer dans les différents systèmes de traitement.

Comment gérer simplement tous ces différents flux documentaires ?

Quels en sont les avantages pour l’entreprise et ses utilisateurs ?

 

Des besoins en numérisation nombreux et différents

Dans une société, il y a différents services, avec différents outils et différents besoins. Leur point commun est qu’ils doivent tous numériser des documents papier. Cependant, ces documents sont différents (volumes, formats, contraintes de lisibilité, etc.) et doivent être intégrés par les collaborateurs dans des Services d’Informations distincts, ayant leur logique propre :

• Le Service Comptable a son outil de comptabilité pour gérer des factures, commandes, avoirs…,
• Le Service Logistique utilise son propre outil pour gérer des bons de livraison, retour SAV…,
• Le Service Technique gère des fiches de caractéristiques techniques, des schémas…,
• Etc…

Dorénavant, les moyens de numérisation sont mutualisés. Ainsi, plusieurs services utilisent les mêmes matériels. Comme on l’a vu précédemment, les besoins de numérisation sont différents, ce qui implique pour les services informatiques gérant ces équipements de numérisation, de devoir fournir aux utilisateurs des configurations totalement différentes et de maintenir opérationnelles chacune d’entre elles : Par exemple :

• Un outil de GED va nécessiter l’import des informations concernant le document (index) dans une base de données,
• Un autre nécessite de déposer le document dans un répertoire particulier pour un import automatique,
• Etc…

De plus, les utilisateurs doivent échanger des documents avec des clients, fournisseurs, ou autre. Par conséquent, ils ont, en plus, des besoins de numérisation particuliers. Tous ces besoins de numérisation peuvent être compliqués à gérer. L’utilisateur se retrouve avec une longue liste de choix en fonction de son service, de l’outil qu’il utilise etc. De leur côté, Les gestionnaires doivent s’assurer que tous les processus sont bien disponibles et fonctionnels en permanence. Actuellement sur le marché, la majorité des multifonctions (imprimante, scanner, copieur) peuvent numériser vers tout type de destination. Mais il faut alors paramétrer chaque matériel pour qu’il réponde aux besoins de tous les utilisateurs. La configuration devient complexe car unitaire à chaque équipement de numérisation.

Grace aux logiciels de capture et de traitement de document, la gestion est effectuée d’un point central.

 

Quelles sont les avantages d’un logiciel de capture de document pour traiter ces process de numérisation ?

 

1- Permettre à l’utilisateur d’accéder aux fonctionnalités de numérisation qui l’intéressent.

Les logiciels de numérisation sont installés sur un serveur central qui va regrouper tous les processus de traitement et les équipements associés. Le fonctionnement de ce logiciel est simple : chaque processus correspondant à un besoin de numérisation est créé au niveau du serveur. Et chaque processus est associé à un service ou à un département de l’organisation grâce à la synchronisation avec son annuaire. Ainsi, les différents profils de numérisation s’affichent ou pas en fonction de la personne qui utilise l’équipement.

 2- Centraliser la configuration des matériels de numérisation.

Enfin, les équipements de capture sont gérés par la solution et chaque profil de numérisation est configuré à distance sur ces équipements. Plus besoin de configurer chaque profil sur chaque machine, les profils sont créés en amont et en une seule fois sur le serveur, puis, transférés vers les équipements à distance.

3- Simplifier l’expérience utilisateur.

De plus, le logiciel peut récupérer les dossiers personnels (homeDirectory) des utilisateurs, ainsi que leur adresse mail. Grâce à ces informations enregistrées, le logiciel peut proposer à l’utilisateur de numériser un document directement vers son dossier personnel ou bien son adresse email, automatiquement sans recherche dans une liste.

4- Adosser son système de numérisation vers son système d’information ou son fond documentaire interne.

De même, les logiciels de capture intègrent plusieurs connecteurs, des plus simples comme un dossier réseau ou un mail, mais également des connecteurs spécifiques :

• Vers SharePoint,
• Base de données (SQL, Oracle, etc.),
• Cloud (Office365, One Drive, Google Drive, DropBox, etc.),
• Applications métiers (avocat, notaire, juriste, comptable, etc.).

Enfin, ces outils intègrent généralement tous un OCR (Optical Character Recognition) afin d’extraire des informations sur les documents (index), les destinations des documents et la conversion des documents vers différents formats tels que PDF, Word, Excel.

En un mot, le logiciel de capture et de traitement du document permet au gestionnaire de ne plus perdre de temps dans des configurations longues et fastidieuses et à l’utilisateur de bénéficier d’interfaces personnalisées en fonction de ses besoins.

Au fil des années, ces logiciels de numérisation et de traitement du document sont devenus des outils indispensables pour la transformation et la gestion des documents dans l’entreprise. En raison de la puissance de ces outils, le déploiement de ces logiciels nécessite en amont une bonne connaissance des flux documentaires et des traitements au sein de l’établissement.

Équipant de nombreux clients de logiciels de ce type,  Artur Jouk est à votre disposition pour vous aider dans cette transformation numérique. N’hésitez pas à nous contacter pour mieux comprendre les avantages de ces outils de numérisation de documents.

L’équipe Artur Jouk

www.arturjouk.com