Nos clients nous demandent souvent :
que nous conseillez-vous pour installer rapidement et dans la bonne configuration les imprimantes sur les postes de travail ?
Cette question sous-entend la difficulté à déployer et maintenir correctement les drivers. Lors de la discussion qui suit, nous nous heurtons au fameux dilemme :
faut-il ou non déployer un serveur d’impression ?
De plus, les besoins des clients évoluent : la mobilité des collaborateurs, les contraintes de confidentialité des documents, l’optimisation et rationalisation des moyens d’impression, les nouvelles formes d’infrastructures avec la virtualisation des postes de travail, le Cloud… Toutes ces tendances nécessitant une grande flexibilité du matériel du parc d’impression contribuent à complexifier le choix déjà cornélien du déploiement des serveurs d’impression.
Mettre en œuvre et maintenir une infrastructure d’impression devient vite une mission d’expert, consommatrice en temps.
La solution universelle n’existe pas car chaque structure a ses particularités, découvrez malgré tout dans cet article quelques principes de base et laissez nous vous partager quelques bonnes pratiques utiles pour vous guider dans votre choix.
Dans quel cadre mettre en place un serveur d’impression ? Quels en sont les avantages ?
C’est sans doute le moyen le plus courant aujourd’hui, et en très grande majorité avec le système d’exploitation Microsoft Windows. Leur principal intérêt est de centraliser la gestion des drivers (pilotes) d’impression. Une fois les imprimantes et leurs pilotes configurés sur le serveur, la technologie « point and print » permet de les installer rapidement sur un ou plusieurs postes clients, l’autre avantage de cette technologie est que tout changement de configuration du driver sur le serveur s’appliquera automatiquement à tous les postes de travail.
Comment déployer les imprimantes sur les postes de travail ?
Il faut maintenant mettre à la disposition de chaque utilisateur l’imprimante adéquate. C’est la tâche la plus délicate. Si les utilisateurs sont autonomes et correctement informés, ils peuvent « aller chercher » l’imprimante sur le serveur et l’installer sur leurs postes. Sinon, l’administrateur ou le support technique doit les installer soit manuellement soit en en automatisant avec des GPO, scripts ou autres outils de déploiement sur les postes de travail. Il faudra savoir quelles sont les imprimantes devant être associées à tel utilisateur ou tel ordinateur. C’est la partie la plus consommatrice en temps pour les grandes organisations. Ensuite il est nécessaire de bien documenter les configurations pour maintenir la solution dans le temps et permettre à n’importe quel administrateur de la gérer.
Comment réduire le temps nécessaire à l’installation des imprimantes sur les postes de travail ?
Pour améliorer l’installation des imprimantes sur les postes il est aussi possible de mettre en place un Intranet présentant l’ensemble des imprimantes en les organisant par sites, bâtiment, étage soit sous la forme d’une structure par dossier, soit avec des plans pour une meilleure ergonomie. L’utilisateur pourra depuis son navigateur parcourir l’organisation, choisir une imprimante et l’installer sur son poste. Cette solution permet de « déléguer » la tâche d’installation aux utilisateurs. Donc évite aux administrateurs de gérer l’attribution des imprimantes aux utilisateurs, ils devront tout de même maintenir l’Intranet. Il est possible de construire une solution simple avec les fonctionnalités standard de Windows (IIS, IPP) qui aura néanmoins quelques limites.
Le coup de pouce des solutions logicielles
Il existe des solutions logicielles évoluées et rapides à mettre en place qui permettront la mise en place de portails utilisateurs ou l’automatisation du déploiement automatique des imprimantes sur les postes de travail. Ces solutions permettent aussi la gestion du nomadisme : lorsque qu’un utilisateur se connecte sur un site, les imprimantes de ce site sont automatiquement installées et celles qui auraient été ajoutées lors de déplacement sur d’autre sites sont automatiquement supprimées.
Enfin il est aussi possible de mettre des solutions de gestion des impressions qui permettent, entre autres, de gérer la fonction d’impression avec rétention, appelée aussi Pull Printing, Follow-Me, Find-Me… Le principe est de n’avoir qu’une file d’impression par serveur, les travaux sont retenus sur le serveur, et l’utilisateur va s’identifier sur l’imprimante avec un badge, un code ou autre pour libérer ses travaux. Par conséquent, l’administrateur n’a plus qu’une seule imprimante à déployer par serveur ce qui lui simplifie la tâche.
Quelles sont les limites des serveurs d’impression ?
Si les serveurs d’impressions simplifient un certain nombre de problèmes, ils n’en comportent pas moins quelques inconvénients
⇒ En cas d’incident sur le serveur, tout le parc d’impression est bloqué
Tout d’abord ce sont des SPOF : Single Point Of Failure ou, dans la langue de Molière, point unique de défaillance. Si le serveur d’impression s’arrête, plus personne ne peut imprimer.
S’il est possible d’améliorer la continuité du service en mettant en place plusieurs serveurs et des solutions complémentaires dites de haute disponibilité tels que des clusters ou du network load balancing, ces solutions sont coûteuses et requièrent des compétences techniques importantes. Elles sont souvent l’apanage des grandes sociétés car celles-ci disposent d’un service informatique conséquent, et leur service d’impression qui est critique requiert un très haut niveau de disponibilité.
⇒ Une augmentation des flux sur la bande passante
Une architecture avec serveur double systématiquement les flux, en effet il faut que l’impression aille du poste de travail au serveur puis du serveur à l’imprimante.
L’impact sur la bande passante réseau est donc significatif car les impressions représentent une part importante du trafic surtout avec la démocratisation de la couleur et l’augmentation des impressions de haute qualité (photos, haute résolution…). Pour les organisations multisites distants cela oblige souvent à mettre en place un serveur sur chaque site si la centralisation des flux sur un serveur du site principal sature les liens réseau reliant les sites.
⇒ Un système fragile :
Un serveur d’impression est sensible voir fragile, la multiplicité des drivers voir des systèmes d’exploitation serveur et client peut rendre le système instable et affecter ses performances.
Les mises à jour d’un pilote peuvent aussi entraîner des dysfonctionnements graves du serveur : lenteur, blocage des impressions. De surcroît comme la mise à jour est appliquée à l’ensemble des postes de travail, ils peuvent être tous impacté et nécessitant une intervention sur chacun des postes. Les dysfonctionnements de serveurs peuvent donc avoir un impact important sur le service d’impression et la charge des administrateurs.
Conscient de ce type de problèmes et leurs impacts, Microsoft a fait évoluer son système d’exploitation, depuis Windows 2012 et Windows 8 a introduit les drivers « type 4 » appelé aussi « class driver » afin d’améliorer les performances et la fiabilité du système d’impression. C’est une architecture complètement différente et incompatible avec les anciens drivers. La technologie « point and print » n’est plus utilisée ce qui demande d’installer le driver sur chacun des postes avant de déployer les imprimantes.
⇒ Des coûts cachés importants :
Les coûts liés aux serveurs d’impression peuvent aussi être très importants. Au-delà de ceux liés aux matériels et licence Windows, il faut aussi intégrer ceux liés à l’administration, aux supports utilisateurs, à l’indisponibilité du service en cas de dysfonctionnement, et potentiellement ajouter ceux de logiciels pour faciliter le déploiement sur les postes de travail ou la gestion des impressions.
Les serveurs d’impression permettent donc bien de centraliser la gestion des imprimantes et de déployer les pilotes d’impression, il faut cependant être très vigilant à leur exploitation car la défaillance d’un serveur aura un impact très important sur les services d’impression et la satisfaction utilisateur. Il faut les considérer avec la même criticité que les autres serveurs en appliquant des procédures de sauvegarde et des bonnes pratiques d’exploitation comme la validation des ajouts ou de mise à jour de driver sur un environnement de test.
Architecture sans serveur d’impression est-ce réaliste ?
L’impression sans serveur est bien entendu déjà pratiquée le plus souvent dans les petites structures qui n’ont généralement pas de serveur. L’impression sans serveur se pratique aussi souvent dans les organisations avec de multiples petits sites où le coût de la mise en place de serveurs d’impression est rédhibitoire.
Le fonctionnement est simple : l’imprimante est installée sur le poste de travail de l’utilisateur et tous les travaux sont envoyés directement à l’imprimante grâce à son adresse IP. C’est pour cette raison que cette méthode est généralement nommée « impression directe IP » (sous-entendu impression directe en IP depuis le poste de travail sur l’imprimante).
Les coûts directs liés à l’infrastructure sont nuls puisqu’il n’y a pas de serveur. Les flux réseaux sont bien moins importants qu’en cas d’impression avec serveur, car l’impression ne transite qu’une fois sur le réseau. La gestion de la disponibilité du service d’impression est grandement facilitée et améliorée car une panne sur poste n’affecte qu’un seul utilisateur et en cas d’urgence il peut toujours se connecter à un autre poste ou demander à un autre utilisateur d’imprimer.
Cette architecture offre donc de nombreux bénéfices : continuité du service, robustesse et fiabilité, coût d’infrastructure réduit.
Cependant l’installation, la mise à jour et la maintenance des imprimantes et de leur drivers est le point sensible car il faut les gérer pour chacun des postes. Or, l’installation des imprimantes en local sur les postes de travail requiert des droits administrateurs locaux des postes, droits que n’ont généralement pas les utilisateurs pour des raisons de sécurité. Pour les petites structures l’installation par le service informatique ou un prestataire est envisageable, mais pour les plus grandes organisations il est impératif de mettre en place une solution pour gérer cela de manière « industrielle », il faudra alors, comme pour le déploiement dans une architecture à base de serveurs d’impression, connaître pour chaque utilisateur ou poste de travail la ou les imprimantes à installer.
Plusieurs options sont possibles :
1- Développer un processus à base de scripts : très lourd à mettre en place et demande de maintenir des compétences sur l’outil développé.
2- Adopter la solution “impression directe pour les filiales” développée par Microsoft depuis Windows 2012 et Windows 8
Le principe est assez simple, si cette fonction est activée sur un serveur d’impression, le poste du client qui se connecte à cette imprimante, imprimera en direct (sans passer par le serveur). L’intérêt de cette solution est de garder les flux d’impression locaux aux sites distants, cependant il faut tout de même mettre en place au moins un serveur d’impression avec les contraintes de gestion et de stabilité citées au paragraphe précédent et cette architecture n’est pas compatible avec les solutions de gestion des impressions type PaperCut, SafeCom ou autre.
3- Acquérir une solution dédiée
Il en existe plusieurs avec des fonctionnalités plus ou moins étendues. Leur fonctionnement est assez similaire : la solution dispose d’un référentiel de drivers et d’imprimantes disponible sur un serveur et d’un agent déployable en masse sur les postes clients qui permet l’installation des imprimantes. Deux modes d’installation des imprimantes sont possibles, installation automatique configurée par l’administrateur en fonction de l’adresse IP des postes, de groupes d’utilisateurs ou d’ordinateurs… ou mode self-service dans lequel l’utilisateur va choisir ses imprimantes sur un Intranet. La désinstallation des imprimantes inutilisées est aussi possible. Ces solutions sont sans doute les plus pertinentes pour gérer une architecture sans serveurs d’impression. Certaines permettent la gestion des impressions avec des fonctions d’authentification sur les imprimantes, impression avec rétention, comptabilisation. Elles sont disponibles aussi bien en version Cloud, on premise ou hybride.
Une architecture sans serveur d’impression est donc parfaitement réalisable et peut-être très bénéfique. Avec la démocratisation des infrastructures Cloud comme Office 365 de Microsoft ou GSuite de Google la suppression des serveurs se généralise, les impressions directes depuis les postes de travail deviennent une nécessité.
Avec ou sans serveur d’impression, quelle architecture choisir ?
Une excellente question, pour laquelle il n’y pas vraiment de réponse type.
Le mieux est de procéder à l’analyse de l’existant : architecture en place, niveau de la qualité de service, satisfaction des utilisateurs, charge du service informatique ;
et de définir les évolutions et objectifs souhaités : mobilité, sécurité, refonte du parc d’équipement, réduction de la charge des équipes informatiques, évolutions des infrastructures.
En fonction de ces données nous pourrons déterminer la meilleure solution à adopter. La bonne nouvelle est qu’il existe une solution quelles que soient vos contraintes techniques et organisationnelles.
Quelques points de repères :
- Pour les sites de grandes tailles, les organisations multisites avec des interconnexions réseau haut-débit avec une bonne qualité de service, lorsque le parc d’imprimante est homogène (donc un seul ou très peu de drivers à gérer), une architecture avec serveurs d’impression peut être pertinente à la condition que les bonnes pratiques d’exploitation soient aussi mises en place.
- Pour les petits sites, les structures avec de multiples petits sites équipés d’interconnexions faible débit et de parcs hétérogènes, la réduction du nombre de serveurs, le passage au Cloud (Office 365, GSuite…) font pencher la balance vers une architecture direct IP. Soyez malgré tout vigilant : choisissez une solution adaptée pour déployer simplement les imprimantes et leurs drivers sur les postes de travail.
Déployer ou non des serveurs d’impression : telle est la question ! Nous espérons que la lecture de cet article a contribué à vous donner quelques clefs pour guider votre réflexion.
